Чому бухгалтерський і управлінський облік варто вести в одній базі, управлінський облік в 1с для

Трохи про слабкі сторони управлінського обліку. Альтернативний погляд на те, що всі навколо називають плюсами управлінського обліку. Хороші боку бухгалтерського обліку. Як бухгалтерський і управлінський облік можуть доповнити і посилити один одного. Безпека інформації.

Нерегламентованість, як показує практика, все-таки слабке місце управлінського обліку.

Перше, одночасно, і сильне і слабке місце управлінського обліку, як раз полягає в його нерегламентірованності. Більш того, прийнято сНовомосковскть, що управлінський облік кожне підприємство може, і має винайти для себе, так як це буде зручно керівнику. Звучить красиво ... і перед тим як писати цю статтю, я «прошерстил» кілька інших статей в інтернеті на тему цієї особливості управлінського обліку. Так ось, всюди ця особливість варто в колонці безперечних плюсів. Але я приходжу на багато підприємств і бачу, що для деяких управлінський облік полягає лише в тому, що люди дописують під свою діяльність кілька специфічних звітів. Саме тому я назвав би цю особливість швидше мінусом, ніж плюсом. Так, згоден кожне підприємство має свої нюанси, які слід відображати в управлінському обліку. Наприклад, це сегментація бази покупців по регіонах, або деталізація товару за кольором, розміром і іншим різноманітним характеристикам. Все це, звичайно, індивідуально. Хтось сНовомосковскет зарплату менеджерів від обороту, хтось від маржі, хтось від кількості проданих товарів. Але без впровадженого, в першу чергу, принципу подвійного запису та управлінського балансу, вірити кожному окремому звіту просто не можна. Коли у вас є можливість просто відкоригувати взаєморозрахунки з постачальником без розподілу різниці на склад або на прибуток, або, коли у вас є можливість списати гроші з управлінської каси не відносячи їх на збиток, я б не назвав це повноцінним обліком. До речі, в моїй власній компанії, запроваджено принцип подвійного запису і управлінський баланс. В одній з наступних статей у Вас буде можливість переконатися в тому, як це все має працювати.

«Тіньові» дані управлінського обліку, як правило, більше схильні до помилок.

Друге, на мій погляд, слабке місце управлінського обліку, хоча знову-таки, якщо подивитися інші статті - ця особливість - вона все-таки буде в колонці плюсів управлінського обліку, полягає в тому, що частина даних є неофіційною. Зараз я поясню, чому я сНовомосковскю це слабким місцем. Хоча, безсумнівно, сьогодні від цього ми точно не зможемо нікуди піти. Для початку, поговоримо про управлінську «чорної» каси. Наприклад, я взяв гроші з каси, кудись витрачав їх весь тиждень, і весь цей час не заносив інформацію, куди я їх витрачав. Особисто я, вже не згадаю, куди я витрачав гроші сім днів, шість днів, п'ять днів тому. Максимально, що у мене добре виходить згадати - це куди я, до копійки, витратив гроші вчора. Добре, якщо під всі покупки мені видавалися чеки, а якщо я купував продукти на базарі, щоб підготуватися до зустрічі з партнерами? Адже, без сумніву, в управлінському обліку - це виробничі витрати підприємства - представницькі витрати. Що стосується ведення справ з покупцями і постачальниками - з ними в управлінському обліку, навіть, усна домовленість може служити підставою для відображення операцій в управлінському обліку. І, як Ви розумієте, другою стороною ця інформація може бути потім або спотворена, або забута. Тому, навіть, на неофіційні операції, обидві сторони шукають можливість оформити ці угоди документально управлінськими документами. Зрозуміло, ніякої законної сили ці документи не несуть, але, по крайней мере, служать для того, щоб люди розписалися під умовами угоди і зберегли якусь інформацію про те, що дана угода відбулася і які були її умови. Але, як Ви розумієте, чим менше документів при неофіційною продажу, тим краще, тому часто документи переходять в розряд електронних листів. Одна сторона відсилає лист, а інша Новомосковскет і підтверджує: «Так згоден - все правильно».

Ще до компанії «БСП», коли я працював фрілансером, у мене був один клієнт, який під час видачі готівки давав мені на підпис управлінські касові ордери. Потім він складав їх в особливу папку - це потрібно було для звітності перед засновниками, і для того що б я потім не сказав, що мовляв ніяких грошей не отримував.

Останнім часом, коли всі почали повально створювати ПП на єдиному податку, зовсім неофіційних операцій залишилося дуже мало. Складнощі вести неофіційний облік можна перекрити тим, що людина яка буде вести такий облік, буде дуже відповідальним і дуже уважним. Особисто я сНовомосковскю, що якби оподаткування в нашій країні знизилося до прийнятного рівня, і ми могли б проводити в офіційному обліку абсолютно всі операції, не використовуючи при цьому окремі юридичні особи у вигляді ПП, то впровадження та ведення управлінського обліку значно знизилося б за вартістю і спростилося б в цілому. Поясню, що хоч ПП і створюють можливість перевести більшість нелегальних операцій в офіційне русло, але при цьому необхідність в управлінському обліку нітрохи не зменшується. Адже наявність стількох юридичних осіб дуже сильно заплутує облік. Частина доходів у вас осідає на юр. особі, а частина на купі ПП. Також, доводитися контролювати якого з ПП і скільки грошей офіційно повинен кожен Ваш клієнт і безліч інших нюансів.

Офіційна частина. Чим бухгалтерський і управлінський облік можуть бути корисні один одному.

Давайте тепер поговоримо про ту частину інформації, яка є офіційною. Офіційна інформація у нас, в общем-то, пов'язана з бухгалтерським обліком, так як з моменту реєстрації підприємства, коли Ви починаєте вести діяльність, з першого ж дня Вас змушують вести бухгалтерський облік. І, як правило, на підприємстві він з'являється першим, а, ось уже слідом за ним, через якийсь час керівництво може вирішити впроваджувати управлінський облік. Хороша новина в тому, що маючи на підприємстві впроваджений бухгалтерський облік, Ви приблизно маєте як мінімум 50% управлінської інформації. А, як ми пам'ятаємо з минулої статті «Недоліки бухгалтерського обліку з метою управління» - один з недоліків бухгалтерського обліку полягає в неоперативне внесення інформації. Так ось, як раз при впровадженні управлінського обліку, цей мінус бухгалтерського обліку - йде, тому що першим з'являється управлінський документ на ту чи іншу операцію, а потім, коли приходить оригінал, бухгалтер ретельно цей управлінський документ звіряє з оригіналом який прийшов, і, якщо потрібно, робить правки. Таким чином ми отримуємо в бухгалтерському обліку велику оперативність, і, швидше за все, документ вже вносить не бухгалтер, а менеджер. А бухгалтеру потрібно тільки звірити цей документ. А по-друге - в управлінському обліку, якщо ми помилилися (адже ми можемо вносити інформацію не з достовірних джерел), а бухгалтер потім коригує цю інформацію, у нас виходить велика вірогідність в управлінському обліку, ніж могла б бути без бухгалтерського обліку. Більш того, плюси офіційної частини інформації полягають в тому, що Вам, в цілому, важко помилитися і завжди є з ким звіритися. Адже, розрахунковий рахунок ведете не тільки Ви у себе на підприємстві, а ще його веде для вас Ваш банк. Так само, якщо ведуться офіційні взаєморозрахунки з постачальниками і покупцями, Ви впевнені, що не тільки Ви ведете їх, а їх, також, ведуть Ваші контрагенти. В офіційній бухгалтерії є регламент, яким вони повинні вести, і Ви завжди можете попросити у них акт звірки. Розглянемо, навіть, таке чисто управлінське поняття як «відкат». Як правило, Ви створюєте загальну для обох обліків офіційну видаткову накладну, на підставі якої, Ви створюєте вже чисто управлінський документ «комісійну винагороду». Цей документ зменшує Вашу маржу в управлінському обліку по даній угоді, і збільшує Ваш борг перед особою, якій Ви цей відкат повинні віддати. У той же час, в разі неофіційних чисто управлінських відвантажень, Ви не завжди можете розраховувати, що Ваш покупець надасть достовірну і коректну інформацію для звірки, так як управлінський облік вони ведуть за бажанням і «як карта ляже». Наприклад, у одного з наших клієнтів, покупці були монтажниками. Вони приїжджали до нього за деталлю, потім з цією деталлю їхали до клієнта і мало не два тижні її монтували і ночували там. Я думаю, що в цьому випадку ні про яке обліку і мови бути не може. Ну і, відповідно, ні про яку звірці. Ви ж пам'ятаєте, перше оголошене мною слабке місце управлінського обліку, то що його кожен будує як хоче? А якщо взаєморозрахунки у Вас пов'язані з валютами і курсами, то Ваш покупець, наприклад, може вести їх зовсім екзотично. Ось і доводиться розраховувати тільки на себе і своїх обліковців.

Але повернемося знову до офіційних операцій. Висновок такий, що від співдружності управлінського та бухгалтерського обліку - виграють обидва обліку. Бухгалтерський облік виграє в тому, що на загальну, разом з управлінським обліком, інформацію (тобто офіційну), у нього підвищується оперативність, і, крім того, ці дані вводить, швидше за все, не бухгалтер, а менеджер, а бухгалтер його тільки перевіряє. Погодьтеся, бухгалтера це кілька розвантажує. А управлінський облік отримує стовідсоткову достовірність на ці операції, як раз тому що бухгалтер звіряє потім ці дані з оригіналами документів. Так ось, з мого досвіду, і з досвіду наших клієнтів, все-таки вести обидва обліку в одній базі - найідеальніший рішення.

Швидше за все, у Вас давно назріло питання, що якщо Ви будете вести обидва обліку в одній базі, то як Вам тепер цю базу убезпечити? Адже не дуже добре залишати ці дані у себе в офісі ... Та, я згоден. Базу даних з такою інформацією найкраще винести за межі підприємства, туди де є хороший інтернет, і Ваші співробітники зможуть в цю базу даних віддалено підключатися і в ній працювати. Якщо хочете, то можна орендувати віртуальний сервер, навіть, в іншій країні. Ну тоді, я думаю, Ви зовсім спокійно будете спати.

Дякую за увагу!

Юрій Халтін, виконавчий директор ТОВ «Бізнес Сервіс Провайдер»

Схожі статті