Підтвердити витрати можна і при відсутності касового чека

Для організацій та ВП (платників ЕНВД), не передбачено обов'язку представляти своїм документи, що підтверджують факт застосування ЕНВД

Організація застосовує ССО з об'єктом оподаткування «доходи мінус витрати». У деяких випадках підзвітні особи організації на підтвердження оплати придбаних товарів (робіт, послуг) пред'являють квитанції або накладні на послуги Пошти Укаїни, замовлення-наряд або квитанції на послуги з технічного обслуговування і ремонту автомототранспортних засобів, товарний чек. При цьому касовий чек не надається.

Чи мають право організації на підставі даних документів і при відсутності касового чека врахувати у витратах витрати на придбання матеріальних цінностей (робіт, послуг)

Розглянувши питання, ми прийшли до наступного висновку:

Документами, що підтверджують факт оплати матеріальних цінностей (робіт, послуг), можуть бути: чеки контрольно-касової техніки, квитанції до прибуткових касових ордерів, документи, оформлені на бланках суворої звітності (при наданні послуг населенню), а при придбанні товарів (робіт, послуг ) у організацій або індивідуальних підприємців, які є платниками ЕНВД - товарні чеки, квитанції або інші документи, що містять відомості, передбачені для первинних документів.

Якщо документи, перераховані в питанні, містять обов'язкові реквізити, передбачені для первинних документів законодавством, то організація має право на підставі даних документів врахувати у витратах витрати на придбання матеріальних цінностей (робіт, послуг).

Перелік витрат, що зменшують отримані доходи при визначенні податкової бази по податку, обчислювальному в зв'язку із застосуванням ССО, встановлений ст. 346.16 НК РФ.

Цей перелік є закритим і не підлягає розширеному тлумаченню. При цьому відповідно до п. 2 ст. 346.16 НК Україна витрати платників податків, які застосовують УСН, приймаються до обліку тільки за умови їх відповідності критеріям, зазначеним у п. 1 ст. 252 НК РФ.

Згідно п. 1 ст. 252 НК Україна витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.

Таким чином, платники ССО можуть прийняти до обліку витрати тільки в тому випадку, якщо даний вид витрат передбачений ст. 346.16 НК РФ, а також ці витрати є економічно обгрунтованими, спрямованими на отримання доходу і документально підтвердженими.

Конкретний перелік документів, якими організація може підтвердити понесені витрати, законодавцем не встановлено. Загальною вимогою підтвердження витрат для цілей податкового обліку є наявність первинних документів.

Відповідно до п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, повинні містити такі обов'язкові реквізити:

- Назва документу;

- дату складання документа;

- найменування організації, від імені якої складено документ;

- вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;

- найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особисті підписи зазначених осіб.

Документами, що підтверджують зроблені витрати, можуть бути:

- документи, що підтверджують отримання матеріальних цінностей, факт споживання робіт, надання послуг (товарні чеки, накладні, акти виконаних робіт (наданих послуг), торгово-закупівельні акти для придбання тих матеріальних цінностей у фізичних осіб);

- документи, що підтверджують факт оплати матеріальних цінностей, робіт, послуг.

Бланки суворої звітності

Пункт 2 ст. 2 Закону N 54-ФЗ передбачає, що організації та ВП відповідно до порядку, що визначаються Урядом РФ, можуть здійснювати готівкові грошові розрахунки і (або) розрахунки з використанням платіжних карт без застосування ККТ в разі надання послуг населенню за умови видачі ними відповідних БСО.

На БСО оформляються в разі надання послуг населенню квитанції, квитки, проїзні документи, талони, путівки, абонементи та інші документи, прирівняні до касових чеків (п. 2 Положення).

Реквізити, які повинен містити відповідний документ, наведені в п. 3 Положення, в тому числі:

- найменування документа, шестизначний номер і серія;

- найменування та організаційно-правова форма - для організації; прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця;

- місце знаходження постійно діючого виконавчого органу юридичної особи (у разі відсутності постійно діючого виконавчого органу юридичної особи - іншого органу або особи, що мають право діяти від імені юридичної особи без довіреності);

- ідентифікаційний номер платника податків, присвоєний організації (ІП), що видала документ;

- вид послуги;

- вартість послуги в грошовому вираженні;

- розмір оплати, здійснюваної готівковими коштами та (або) з використанням платіжної картки;

- дата здійснення розрахунку і складання документа;

- посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції і правильність її оформлення, його особистий підпис, печатка організації (ІП);

Мінфін Укаїни роз'яснює, що якщо інше не передбачено п.п. 5 і 6 Положення, організація та ВП, які надають послуги населенню, для здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування ККТ, має право використовувати самостійно розроблений документ, в якому повинні міститися реквізити, встановлені п. 3 Положення.

Згідно п. 4 Положення бланк документа може бути виготовлений або друкарським способом, або сформований з використанням автоматизованих систем.

Таким чином, організації або ІП, які надають послуги населенню, зазначені в ОКУН, має право видавати при готівкових грошових розрахунках населенню документи у вигляді БСО. БСО може бути виготовлений, в тому числі, і друкарським способом і повинен містити обов'язкові реквізити, зазначені в п. 3 Положення, а також відомості про виробника (друкарні) бланка документа, передбачені в абзаці 2 п. 4 Положення.

Відповідно до ОКУН до послуг населенню відносяться:

- послуги поштового зв'язку (код - 031100);

- технічне обслуговування і ремонт транспортних засобів (код 017000).

Відповідно, відділення пошти, організації та ВП, які здійснюють технічне обслуговування та ремонт транспортних засобів, при наданні послуг населенню можуть здійснювати розрахунки без застосування контрольно-касової техніки за умови видачі відповідного БСО.

Таким чином, в даному випадку і поштова квитанція, і поштова накладна можуть бути БСО при дотриманні п. 3 Положення.

Такий договір укладається в письмовій формі (замовлення-наряд, квитанція або інший документ) і повинен містити, зокрема, перелік послуг, що надаються (виконуваних робіт), а також перелік запасних частин і матеріалів, наданих виконавцем, їх вартість та кількість.

Відповідно, на наш погляд, замовлення-наряд або квитанція, прикладені підзвітною особою до авансового звіту, є документами, що підтверджують зроблені витрати працівника.

Звертаємо Вашу увагу, що якщо форма бланків, пред'явлених підзвітною особою, не відповідає вимогам, передбаченим Положенням (наприклад, не вказано ІПН організації або відсутній номер бланка), щоб уникнути виникнення спірних ситуацій з контролюючими органами підзвітній особі доцільно докласти або касовий чек, або уточнений БСО.

Відповідно до п. 2.1 ст. 2 Закону N 54-ФЗ організації та ВП, які є платниками ЕНВД для окремих видів діяльності, які не підпадають під дію п. 2 і п. 3 ст. 2 Закону N 54-ФЗ, при здійсненні видів підприємницької діяльності, встановлених п. 2 ст. 346.26 НК РФ, можуть здійснювати готівкові грошові розрахунки і (або) розрахунки з використанням платіжних карт без застосування ККТ за умови видачі на вимогу покупця (клієнта) документа (товарного чека, квитанції або іншого документа, що підтверджує прийом грошових коштів за відповідний товар (роботу, послугу)).

Зазначений документ видається в момент оплати товару (роботи, послуги) і повинен містити такі відомості:

- Назва документу;

- порядковий номер документа, дату його видачі;

- найменування для організації (прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця);

- ідентифікаційний номер платника податків, присвоєний організації (індивідуальному підприємцю), що видала (видав) документ;

- найменування і кількість оплачуваних придбаних товарів (виконаних робіт, наданих послуг);

- суму оплати, здійснюваної готівковими коштами та (або) з використанням платіжної картки, в рублях;

- посаду, прізвище та ініціали особи, яка видала документ, і його особистий підпис.

Таким чином, платники ЕНВД (за винятком згаданих у пунктах 2 і 3 ст. 2 Закону N 54-ФЗ) має право здійснювати готівкові грошові розрахунки без застосування ККТ.

Таким чином, наявність товарного чека є достатньою підставою для того, щоб товарно-матеріальні цінності (роботи, послуги), придбані співробітником за готівковий розрахунок, були прийняті до обліку, а витрати на їх придбання були враховані в складі витрат, за умови відповідності товарного чека вимогам, що пред'являються до оформлення первинних документів, і документам, що підтверджує приймання грошових коштів.

Нормами діючого законодавства України для організацій та ВП, які є платниками ЕНВД, не передбачено обов'язку представляти своїм контрагентам документи, що підтверджують факт застосування системи оподаткування у вигляді ЕНВД.