Реквізити поняття, класифікація, види

Будь-діловий документ складається з ряду складових його частин - інформаційних елементів, які називаються реквізитами документа. Реквізити документів класифікуються наступним чином:

  • постійні і змінні: Постійні реквізити - сукупність реквізитів, що характеризує типовий формуляр документа і присутня у всіх видах документа одного типу; Змінні реквізити - сукупність реквізитів, доповнюють типовий формуляр і відображає особливості конкретної комерційної угоди або ситуації.
  • основні (обов'язкові) і другорядні: Основні (обов'язкові) реквізити - сукупність реквізитів, без яких документ не має юридичної сили. Другорядні реквізити - сукупність реквізитів, доповнюють, уточнюють основні. [3]

Сукупність реквізитів, розташованих певним чином на аркуші паперу називається формуляром. Формуляр, характерний для певного виду документа, називається типовим формуляром. Різні документи мають різний набір реквізитів, який визначається призначенням документа.

Уніфіковані системи документації (УСД) визначають мінімальний і максимальний склад реквізитів для кожного типу документів.

Склад і порядок застосування реквізитів ділових документів

При підготовці і оформленні ділових документів використовуються наступні реквізити:

01 - Державний герб Укаїни. Зображується тільки у випадках, передбачених чинним законодавством (бланки міністерств, відомств, органів державної влади).

02 - герб суб'єкта Укаїни. Поміщається на бланках документів відповідно до правовими актами суб'єктів Укаїни. У цьому випадку доцільно вказувати на бланку документа також найменування держави - Україна.

03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування). Емблема підприємства - це символічне графічне зображення. Часто в якості емблеми використовується товарний знак підприємства. Можуть застосовуватися, якщо вони зареєстровані і є офіційний дозвіл на їх використання. Емблема не чути при приміщенні на бланках гербів Укаїни або суб'єкта Укаїни.

04 - код організації. Код організації мають всі зареєстровані підприємства, його проставляють по Загальноукраїнського класифікатора підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Код є своєрідним підтвердженням правомочності організації або підприємства - укладача документа.

05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи. Проставляють відповідно до документами, що видаються податковими органами.

06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП). Проставляють відповідно до документами, що видаються податковими органами.

07 - код форми документа. Проставляють по Загальноукраїнського класифікатора управлінської документації (ОКУД).

10 - назва структурного підрозділу (для ділових листів не використовується) має бути визначено статутом (положенням про організацію) і відповідати видам документів, передбачених ОКУД.

11 - дата документа. Датою документа сНовомосковскется дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Рік у даті оформляється чотирма цифрами.

14 - місце складання або видання документа. Використовують в тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами «Найменування організації» і «Довідкові дані про організацію». Місце складання або видання документа вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу та включає в себе тільки загальноприйняті скорочення.

16 - гриф обмеження доступу до документа. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовою особою гриф обмеження доступу до документа повинен складатися з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посадової особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження

19 - відмітка про контроль виконання документа. Оформляється буквою «К», словом або штампом «Контроль» кольоровими чорнилом або мастикою. Місце розташування реквізиту - верхня права частина документа.

20 - текст документа - мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або будь-якою системою звукозапису. Є основним реквізитом будь-якого ділового документа. Складають російською або національною мовою відповідно до законодавства Укаїни і суб'єктів Укаїни про державні мови. Тексти документів оформляються у вигляді анкети, таблиці, пов'язаного тексту або у вигляді сполуки цих структур.

21 - відмітка про контроль. названого в тексті.

22 - підпис керівника. До складу реквізиту «Підпис» входять:

  • найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку);
  • особистий підпис;
  • розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

23 - гриф узгодження документа. Складається з слова ПОГОДЖЕНО, посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати узгодження.

24 - візи узгодження документа. Включає підпис візує, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) і дату; при необхідності - посаду візує.
Якщо оригінал документа залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку аркуша оригіналу. Якщо оригінал документа відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії що відправляється документа.
Можливо оформлення віз документа на окремому аркуші погодження. Допускається, при необхідності, полистного візування документа і його додатків.

25 - друк - запевняє справжність підпису посадової особи на документах, передбачених спеціальними нормативними актами.

26 - відмітка про засвідчення копії. Нижче реквізиту «Підпис» проставляють: заверительную напис «Вірно»; посада особи, яка засвідчує копію; особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище); дату засвідчення.

28 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи. Включає посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконанні, або короткі відомості про виконання; слова «У справу»; номер справи, в якій буде зберігатися документ. Відмітка повинна бути підписана і датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.

29 - відмітка про надходження документа в організацію. Містить порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини). Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.

30 - ідентифікатор електронної копії документа - позначка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

Юридична сила документа

Правильне оформлення реквізитів, дотримання встановлених правил і норм фіксування інформації надають діловому документу юридичну силу.

Юридична сила документа - властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення. [1]

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів обов'язковим комплексом реквізитів і надає безперечність, обов'язковість документа для того кола осіб, які повинні базувати на ньому свої дії.

Якщо документ не має юридичної сили, то, отже, такий же характер має і інформація, що міститься в ньому (наприклад, комерційна операція, оформлена за допомогою цього документа).

Вимоги до викладу і формі документа визначає вид документа. Основними вимогами є:

Додаткову юридичну силу документам надають за допомогою. затвердження, погодження, засвідчення гербовою (фірмового) печаткою в установленому порядку.

Інші статті на цю тему:

Список використаних джерел

Схожі статті