Товарно-транспортна накладна кому і чому необхідна

Товарно-транспортна накладнаяявляется уніфікованим документом, який виписується в разі передачі товару продавцем для доставки покупцеві при перевезенні автотранспортним засобом. При цьому наявність третьої сторони (автотранспортного підприємства) не є єдиною умовою для виписки ТТН. Документ, який супроводжує вантаж під час його транспортування, виписується в будь-якому випадку, навіть якщо функції автоперевізника поєднує одна зі сторін (вантажовідправник або вантажоодержувач).

Кому потрібна ТТН

Вантажовідправник заповнює і підписує всі 4 примірники ТТН, при цьому перший залишається у нього, а другий-четвертий екземпляри передаються водієві - він їх підписує і бере з собою в рейс. В дорозі товарно-транспортна накладна може знадобитися для пред'явлення дорожньої поліції при перевірці вантажу.

При доставці товару вантажоодержувач ставить відповідні відмітки на документі про отримання вантажу (вказуються ПІБ і посада отримувача, ставиться його підпис і печатка організації, вказуються реквізити довіреності на отримання ТМЦ).

Згодом третій примірник ТТН додається до рахунку за доставку вантажу і передається замовнику. Четвертий примірник залишається в транспортній організації і разом з подорожнім листом служить первинним документом для обліку послуг, а також для нарахування зарплати водієві.

Якщо здійснюється доставка вантажу нетоварной групи, за яким не може вестися складський облік, але є можливість випередити кількість шляхом геодезичного заміру (наприклад, карт піску або грунту), або шляхом зважування або виміру, то товарно-транспортна накладна заповнюється в трьох примірниках. Третій залишається у вантажовідправника, а перші два примірника передаються автоперевізника, причому після закінчення рейсу перший з них повертається підписаний вантажовідправнику (замовнику) разом з рахунком. Другий примірник залишається для обліку у власника автотранспорту.

Товарно-транспортна накладна виписується вантажовідправником для кожного вантажоодержувача, навіть якщо кілька партій товару для доставки різних контрагентам завантажені в одну машину.

Чому цей документ так необхідний

Товарно-транспортна накладна потрібно для підтвердження факту прийому вантажу вантажоодержувачем, при цьому її наявність особливо ретельно перевіряється податковими органами. Так, при проведенні перевірки того, чи достатньо підстав для застосування відрахувань з ПДВ покупцем, ретельне увагу звертається на наявність повного пакету первинних документів, в тому числі і ТТН. Щоб уникнути суперечок з перевіряючими з податкової краще подбати про оформлення ТТН в будь-якому випадку, якщо ТМЦ відвантажується автотранспорт.

Крім того, вантажоодержувачу даний документ необхідний для приймання товару - потрібно порівняти вказане вантажовідправником кількість вантажу з фактично прийшли. Вантажовідправнику даний документ необхідний для отримання документального підтвердження передачі вантажу водієві і приймання його одержувачем. У ситуації, коли інші первинні документи оформляються з запізненням, це буде чи не єдиним доказом факту передачі товару спочатку для перевезення, а потім і вручення відповідальній особі контрагента.

Автотранспортне підприємство за допомогою ТТН фіксує факт перевезення. Це потрібно як для пред'явлення податкової для перевірки обліку по нарахуванню зарплати водієві, так і для підтвердження своїх доходів. Крім того, в спірних ситуаціях про збереження ТМЦ при транспортуванні даний документ допоможе визначити винну особу, якщо має місце втрата або недостача вантажу. У Цивільному Кодексі та Статуті для автомобілістів також міститься чітка вказівка, що лише наявність товарно-транспортної накладної підтверджує укладення договору про виконання перевезення.

Правила оформлення і заповнення ТТН

Товарно-транспортна накладна кому і чому необхідна

При заповненні товарно-транспортної накладної необхідно врахувати, що заповнюються два розділи. При цьому в першому розділі більша увага приділяється опису товару та вказівкою контрагентів, а в у другому - маршруту та опису транспортних послуг.

Дані з першого розділу використовуються вантажовідправником і вантажоодержувачем для складського обліку відвантажених / оприбуткованих товарно-матеріальних цінностей. За заповнення цього розділу відповідальний вантажовідправник. Другий розділ заповнюється переважно транспортним підприємством. Дані з нього служать згодом підставою для виставлення рахунку та оформлення первинної документації по передачі послуг.

Точна вага завантаження, і, відповідно, сума товару прописуються вже по факту завантаження. У рядку «Додатки» вказуються всі супровідні документи на партію товару. Транспортний розділ ТТН заповнюється водієм і вантажоодержувачем.

Кожен з примірників ТТН повинен бути заповнений і завірений підписом відповідальної особи та печаткою (штампом) вантажовідправника. У всіх примірниках повинна бути також підпис водія (або експедитора), що є підтвердженням передачі вантажу відповідальній особі для його транспортування за вказаним в документі маршруту.

Нюанси при оформленні ТТН

Якщо за договором купівлі-продажу не обумовлюються умови доставки товару від постачальника покупцеві, тоді можна обійтися без необхідності заповнення ТТН. Але слід в цьому випадку бути готовим до питань перевіряючого з податкової про те, яким чином було відвантажено товар покупцю. Особливо важливий момент точного підтвердження маршруту і яким чином товар потрапив на склад покупця, адже саме йому згодом можуть відмовити в застосуванні вирахування по ПДВ через його необґрунтованість.

У разі якщо вантажовідправник допрацював уніфіковану форму 1-Т шляхом додавання графи ПДВ та заповнив необхідні дані з обліку по даному виду податку, можна відмовитися від додаткового складання товарною накладною (форма ТОРГ-12). Але даний момент бажано прописати в двосторонньому угоді, щоб згодом не було спірних питань ні у сторін, ні у фіскальних органів.